Acceso al Correo Electrónico de los Trabajadores

Acceso al Correo Electrónico de los Trabajadores.

Las competencias de la Agencia Española de Protección de datos en consultas realizadas a la misma, se centran en la necesidad de valorar el correcto tratamiento que de los datos personales que efectúan los responsables , así como los procedimientos que deben de seguirse en cuanto al uso de los correos electrónicos de los trabajadores por parte de las empresas según la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal.

En el supuesto de hecho planteado en la consulta, alude a la posibilidad de acceder a la información contenida en los correos electrónicos que el empresario pone a disposición del trabajador, para el desarrollo de su actividad laboral.
Para poder acceder a dicha información, resulta necesario que exista legitimación para dicho tratamiento de datos, y el artículo 6.1 de la citada Ley Orgánica dispone que “El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga lo contrario”

Respecto al uso del correo electrónico, como recomendación práctica, las empresas podrían considerar las ventajas de proporcionar a los trabajadores dos cuentas de correo; una de uso profesional exclusivo, en la que se permitiría un control dentro de ciertos límites; y otra de uso estrictamente privado (o con autorización de utilizar el correo web), que sólo sería objeto de medidas de seguridad y que se controlaría para prevenir abusos en casos excepcionales.

Un informe de la Agencia Española de Protección de Datos del año 2009 en respuesta a una consulta jurídica sobre la legalidad de un sistema empresarial de redireccionamiento del correo eléctronico de los trabajadores, planteaba la legalidad del sistema mediante el cuál ante una ausencia del trabajador, (éste debe hacerlo constar en el programa informático), que automáticamente redirecciona el correo electrónico de éste al otro compañero que debió señalar como sustituto o al responsable del departamento. Este sistema permitiría el tratamiento de datos personales del trabajador ausente por la empresa contenidos en su correo electrónico, datos que podrían incluir informaciones de tipo sindical y relativas a la actividad de los representantes de los trabajadores, es decir, que dicho sistema podría comportar el acceso de terceros a datos sensibles o especialmente protegidos.

La Agencia, en el referido informe,  concluye estableciendo que, a su entender, el artículo 20. 3 del Estatuto de los Trabajadores habilita al empresario a controlar el correo electrónico que él otorga a sus trabajadores para el desarrollo exclusivo de sus funciones, pero siempre que previamente haya informado sobre dicho extremo y cumpla con el deber de información previsto en el artículo 5.1 de la LOPD.

No queda ningún margen de duda que, para cualquier acceso al correo electrónico de los trabajadores debe haber siempre una información previa al respecto, que debe incluir también en su caso el principio de información y consentimiento del afectado desarrollados en el artículo 5 y 6 de la LOPD.

A.E. Gestión Empresarial, S.L. - Todos nuestros servicios a través de la Red - Business Process Outsourcing (BPO) Externalización de Procesos de Negocios.  http://www.aegestion.com/novedades/business-process-outsourcing.html